Datenschutz- und Datenverwendungsrichtlinie
DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN gem. EU-DSGVO
- Allgemeine Bestimmungen
Mondial Congress & Events behalten sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit unter Beachtung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu ändern.
1.1. Persönliche Daten:
Ihre (im Zuge der Eingabe im Onlineformular bzw. von Ihrem Gruppenkoordinator gesendeten) freiwillig übermittelten persönlichen Daten werden entsprechend der jüngsten Rechtsvorschriften zu Datenschutz (EU-DSGVO 2018) erhoben, gespeichert und verarbeitet.
Registratur, zusätzliche Buchungen & Hotelbuchung:
Eine Anmeldung zur Jahrestagung der ÖGDV 2019 ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen (Veranstaltende Gesellschaft, Hotel, Transportunternehmen, Reiseversicherung, etc.).
Abstract-Einreichung:
Eine Einreichung Ihrer wissenschaftlichen Arbeit zur Jahrestagung der ÖGDV 2019 ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht (z.B.: Wissenschaftliches Komitee Veranstaltende Gesellschaft, Reviewer, Publisher).
1.2. Bilder/Filme:
Mit der Anmeldung zur Jahrestagung der ÖGDV 2019 gewähren Sie Mondial Congress & Events sowie der veranstaltenden Gesellschaft die Erlaubnis, Fotos/Filme, die von Ihnen bzw. Ihrer Firmenpräsenz während der Veranstaltung von unserem offiziellen Fotografen(team) aufgenommen wurden, auf unbestimmte Zeit für Marketingzwecke (Veranstaltungsberichte, Bewerbung von Nachfolgeveranstaltungen & Eigen-Marketing) zu nutzen. Wenn Sie möchten, dass keine Fotos/Filme, in welchen Sie abgelichtet wurden, veröffentlicht werden, können Sie uns jederzeit kontaktieren: dataprotection@mondial-congress.com.
1.3. Links zu anderen Websites:
Unsere Online-Formulare können Links zu anderen Websites enthalten. Mondial Congress & Events ist nicht für die von Ihnen auf anderen Websiten eingebenen Daten verantwortlich.
Unsere Partnerunternehmen unterliegen so wie wir der EU-DSGVO, die Umsetzung dieser obliegt jedoch jedem Unternehmen selbst. Unsere Datenschutzrichtlinien gelten ausschließlich für Daten, für welche wir (Mondial Congress & Events) verantwortlich sind.
- Informationspflicht gem. Art 12-14 EU-DSGVO
Gerne stellen wir Ihnen folgend alle Informationen zu Verfügung in denen Art, Zweck und Umfang der Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten beschrieben werden.
2.1. Verantwortlicher:
Mondial Congress & Events, Operngasse 20B, 1040 Wien
T: +43 1 58804 0 | F: +43 58804 – 185
E-Mail: dataprotection@mondial-congress.com
Leitung des Verantwortlichen: Mag. Stefan Walter
Datenschutzkoordinatoren: Kemal Velic, Barbara Obritzhauser
Die Daten werden im Rahmen der Jahrestagung der ÖGDV 2019 // ÖGDV 2019 erhoben.
2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:
Je nach Teilnehmerstatus und Buchungsumfang (siehe Buchungsübersicht E-Mail) der betroffenen Personen werden dessen Daten für ein oder mehrere der unten gelisteten Zwecke verarbeitet.
| Verarbeitungszweck | Datenkategorien |
Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Reisedaten (nur wenn nötig) Spezielle Ernährungsanforderungen (sensible Daten) |
| Hotel Management | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechungsdaten Hotelbuchungsdaten Reisedaten (wenn nötig) Kreditkartengarantien (wenn angefordert) |
Management Wissenschaftliches Programm (Abstracthandling, eingeladene Vorträge) | Name Kontaktdaten Adressdaten/Institutionsdaten Abstract Autorendaten Abstractdaten (Titel & Inhalt) Vortragsdaten (Thema, Titel) Conflict of Interest Infos |
| Generelle Organisation / Buchhaltung | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Hotelbuchungsdaten Honorardaten Sprecher (nur wenn nötig) Bankdaten (nur wenn nötig) Kreditkartendaten (nur wenn nötig) |
| Marketing & Weiterentwicklung | Name Kontaktdaten Fotos/Filme Statistische Datenangaben* Daten aus Post-Kongress Survey* * (NUR anonymisiert) |
2.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungszwecke:
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage |
Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) | – Verbindlicher Abschluss der Registratur für die Teilnahme an der ausgewählten Veranstaltung – Schriftliche Bestätigung des Gruppenkoordinators, dass Teilnehmerdaten verwendet werden dürfen – Verbindlicher Abschluss der Buchung von Ticket(s) für ein oder mehrere Socials an der ausgewählten Veranstaltung – Verbindlicher Abschluss der Buchung einer Reiseversicherung von der betroffenen Person – Mondial Congress & Events tritt nur als Vermittler auf. – Einwilligung der betroffenen Person (sensible Daten) |
| Hotel Management | – Verbindlicher Abschluss einer Hotelbuchung von der betroffenen Person oder dessen Gruppenkoordinator – Schriftliche Bestätigung des Gruppenkoordinators, dass Teilnehmerdaten verwendet werden dürfen |
Management Wissenschaftliches Programm (Abstracthandling, eingeladene Vorträge) | – Verbindliche Einreichung einer wissenschaftlichen Arbeit zur ausgewählten Veranstaltung – Verbindliche Zusage der betroffenen Person einen Vortrag an der ausgewählten Veranstaltung zu halten |
| Marketing & Weiterentwicklung | – Berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (siehe Punkt 4.1.-4.2.) |
2.4. Drittfirmen Datenempfänger – Kategorien:
Die Empfänger erhalten nur die für sie notwendigen Datenangaben, keine vollen Datensätze. Ihre Daten werden nur weitergeleitet, wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen – und wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt.
| Verarbeitungszweck | Datenkategorien | Empfängerkategorien |
Teilnehmer Management (Registratur, zusätzliche Buchungen) | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Reisedaten (nur wenn nötig) | Veranstaltende Gesellschaft, Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Spezielle Ernährungsanforderungen (sensible Daten) | Caterer | |
| Hotel Management | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechungsdaten Hotelbuchungsdaten Reisedaten (nur wenn nötig) Kreditkartengarantien (wenn angefordert) | Hotels |
Management Wissenschaftliches Programm (Abstracthandling, eingeladene Vorträge) | Name Kontaktdaten Adressdaten/Institutionsdaten Abstract Autorendaten Abstractdaten (Titel & Inhalt) Vortragsdaten (Thema, Titel) Conflict of Interest Infos | Veranstaltende Gesellschaft, entsprechende Akkreditierungsbehörden Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Generelle Organisation / Buchhaltung | Name Kontaktdaten Adressdaten/Rechnungsdaten Registraturdaten Zusätzliche Buchungen Hotelbuchungsdaten Honorardaten Sprecher (nur wenn nötig) Bankdaten (nur wenn nötig) Kreditkartendaten (nur wenn nötig) | Veranstaltende Gesellschaft, Zuständige Behörden, Bank, Finanzamt, Steuerberater, Leistungsträger (Erfüllungshilfen) |
| Marketing | Name Kontaktdaten | Online Mailing Provider |
| Weiterentwicklung | Statistische Datenangaben* Daten aus Post-Kongress Survey* * (NUR anonymisiert) | Veranstaltende Gesellschaft |
2.5. Übermittlung in Drittland:
Folgende Drittfirmen sind nicht in der EU tätig:
Mailchimp – USA / Online Mailing Provider für Newsletter & Marketing Mailings / Angemessenheitsentscheidung EU = Privacy Shield framework, Mailchimp wurde für dieses vom US-Handelsministerium zertifiziert.
2.6. Speicherdauer der Daten:
Kreditkartengarantien (z.B.: für Hotelbuchungen) sind bis 2 Wochen nach Veranstaltungsstart einsichtig und verschlüsselt aufbewahrt, danach werden diese unwiederbringlich gelöscht.
Sensible Daten (spezielle Ernährungserfordernisse), die unter Einwilligung der Betroffenen erhoben werden, sowie Angaben der Statistischen Datenerhebung werden nach Ende der Veranstaltungsnachbereitung unwiederbringlich gelöscht.
Alle anderen Daten werden 7 Jahre aufbewahrt, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist laut Umsatzsteuergesetz 1994 zu erfüllen sowie Veranstaltungsnachsorge (z.B.: nachträgliche Teilnehmerbestätigungen und Präsentationszertifikate) zu ermöglichen.
- Betroffenenrechte
Gerne informieren wir Sie über Ihre Rechte gemäß EU-DSGVO:
3.1. Betroffenenrechte gem. Art 15-21 EU-DSGVO:
- Auskunftsrecht
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung/Recht auf „Vergessenwerden“
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht (bei berechtigtem Interesse des Verantwortlichen)
Detaillierte Beschreibungen finden Sie hier:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE
© European Union, http://eur-lex.europa.eu/, 1998-2018′
3.2. Recht auf Widerruf gem. Art. 7 EU-DSGVO:
Abhängig ihrer Personenkategorie bitten wir Sie um verschiedene Einverständniserklärungen. Diese werden innerhalb der Online Registratur, oder direkt bei der betroffenen Person/Gruppenkoordinator/Firmenrepräsentant abgefragt. Die Einverständniserklärungen sind gemäß EU-DSGVO nicht verpflichtend.
Jede betroffene Person hat das Recht, ihre gegebene(n) Einwilligung(en) jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einverständniserklärung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Einverständniserklärungen sind jederzeit schriftlich widerrufbar an: Mondial Congress & Events, Operngasse 20B, 1040 Wien oder dataprotection@mondial-congress.com
Verarbeitung Ihrer Daten von der ÖGDV
Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Name, Kontaktdaten & Adressdaten, Organisation/Institut), welche von Mondial Congress & Events erhoben wurden, dürfen an die ÖGDV weitergeleitet werden, und die genannte Gesellschaft darf Ihre personenbezogenen Daten zur Bewerbung von folge- und themenverwandten Veranstaltungen, zur Bewerbung von und Informationsweitergabe über Aktivitäten der Gesellschaft (z.B.: Preisausschreiben, Travel Grants, etc.) und zur Auswertung und Weiterentwicklung der aktuellen Veranstaltung, sowie dessen Folgeveranstaltungen verarbeiten und Sie direkt kontaktieren.
-> diese Einverständniserklärung wird in der Online Registratur abgefragt
Weitergabe Ihrer Daten an Aussteller & Sponsoren
Badge Scanning im Ausstellungsbereich & bei Sponsorsessions
Bitte beachten Sie: Wenn Sie ihr Badge von einem Aussteller/Sponsor an der Jahrestagung der ÖGDV 2019 scannen lassen, erteilen Sie damit ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Name, Kontaktdaten, Adressdaten & Organisation/Institut), welche von Mondial Congress & Events erhoben wurden, (über einen kontrahierten Leistungsträger) an den Aussteller/Sponsor, bei welchem Sie ihr Badge scannen ließen, weitergeleitet werden dürfen und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
3.3. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art 77 EU-DSGVO
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die EU-DSGVO verstößt.
- Beschreibung sonstiger Zwecke
Berechtigte Interessen des Verantwortlichen gem. Art 6 (1) f) EU-DSGVO
4.1. Werbung/Marketing/Informationsweitergabe:
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um diese über die oben genannte Veranstaltung, sowie folge- und themenverwandte Veranstaltungen zu informieren.
4.2. Weiterentwicklung/Evaluierung:
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um das Programm, die Ausführung und Umsetzung der oben genannten Veranstaltung, sowie von folge- und themenverwandten Veranstaltungen weiter zu entwickeln.
4.3. Veröffentlichung des Programmes:
Verarbeitung von Personenbezogenen Daten der betroffenen Person für die Bewerbung und die Publikation des Veranstaltungsprogrammes über verschiedene Kommunikationskanäle (einschl. Website und Druckmedien).
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Sprecher & Vorsitzende, Abstract Präsentatoren, Industrie
5.0. Web-Analyse:
Web-Analyse
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Die Beziehung zum Webanalyseanbieter basiert auf dem „USA Privacy Shield.“
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